Tietosuojaseloste

Markkinointi- ja myyntirekisteri

Laadittu: 24.5.2018

Viimeksi päivitetty: 31.10.2025

Wapice Oy
Yliopistonranta 5
65200 VAASA
Y-tunnus 1572040-6
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti tietosuoja@wapice.com

Markkinointiin liittyvistä rekistereistä vastaa Anssi Turunen.

Sähköposti: marketing@wapice.com

Puhelinnumero: 010 277 5000.

Sami Kinnunen
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti: tietosuojavastaava@wapice.com

Markkinointi- ja myyntirekisteri

Käsittelemme henkilötietoja myynnin ja markkinoinnin toiminnan hallintaan ja kehittämiseen, mukaan lukien asiakassuhteiden, potentiaalisten asiakkaiden ja muiden liiketoimintakontaktien hallinta.

Käsittelyn syyt:

• Nykyisten asiakassuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden (“prospektien”) tunnistaminen ja kontaktointi
• Tapahtumien, messujen ja markkinointikampanjoiden järjestäminen, kutsuminen ja jälkihoito
• Tilausten, uutiskirjeiden ja markkinointiviestinnän hallinta
• Liiketoiminnan tukeminen, analytiikka ja raportointi
• Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain näihin tarkoituksiin tarvittavilta osin.

Käsittelyn perusteena on ensisijaisesti Wapicen liiketoimintaan ja asiakassuhteiden hallintaan liittyvä oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Tietyissä markkinointitoimenpiteissä, jotka edellyttävät suostumusta (esim. uutiskirjeiden tilaukset), käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Kun henkilötietoja käsitellään sopimusneuvottelujen tai sopimuksen toteuttamisen yhteydessä, oikeusperusteena voi olla myös sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Käsittelemme asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin ja tapahtumaosallistujiiin liittyviä tietoja, kuten:

• Nimi, titteli, rooli, yritys ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
• Tiedot asiakassuhteen tilasta ja vuorovaikutuksesta
• Viestintähistoria (tapaamiset, sähköpostit, puhelut tai tapahtumaosallistumiset)
• Yhteyden lähde (esim. messut, tapahtuma tai suositus)
• Huomiot kiinnostuksen kohteista, mieltymyksistä tai Wapicen tarjoomiin liittyvistä keskusteluista
• Suostumus- ja markkinointiviestintäasetukset
• Tekniset tiedot, kuten uutiskirjeen avaamis- tai klikkaustiedot, jos sovellettavissa

Tapahtumajärjestelyihin liittyvät väliaikaiset tiedot (esim. ruokavaliotiedot tarjoilua varten) poistetaan välittömästi tapahtuman jälkeen.

Tietoja säilytetään enintään viisi (5) vuotta viimeisestä tallennetusta kontaktista tai vuorovaikutuksesta, ellei lakisääteinen tai toiminnallinen syy edellytä pidempää säilytystä.

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään (esim. verkkolomakkeet, käyntikortit, tapahtumailmoittautumiset tai suora yhteydenpito)
• Julkisista lähteistä (esim. yritysten verkkosivut, LinkedIn tai muut julkiset hakemistot)
• Tapahtumajärjestäjiltä tai kumppaneilta, kun henkilö on osallistunut yhteiseen tapahtumaan
• Wapicen työntekijöiden manuaalisina merkintöinä liiketoimintavuorovaikutusten perusteella

Tapahtumaosallistumista koskevia tietoja voidaan kerätä myös tapahtumaportaaleista tai yhteydenottolomakkeista. Paperiset yhteydenottolomakkeet tallennetaan CRM-järjestelmään ja hävitetään turvallisesti käsittelyn jälkeen.

Tietoja voidaan luovuttaa Wapice Oy:n sisällä sisäisiin myynnin ja markkinoinnin tarkoituksiin.

Emme myy tai jaa henkilötietoja ulkopuolisille tahoille heidän omiin markkinointitarkoituksiinsa.

Alihankkijat ja palveluntarjoajat (esim. markkinoinnin automaatio-, tapahtumahallinta- tai CRM-palvelut) voivat käsitellä tietoja Wapicen lukuun kirjallisen henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella.

Käytämme Salesforce-CRM-järjestelmää myynnin ja markkinoinnin tietojen hallintaan.
Salesforce voi käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Riittävät suojatoimet on varmistettu seuraavin tavoin:

• Sitovat yrityssäännöt (Binding Corporate Rules, BCRs), jotka valvontaviranomaiset ovat hyväksyneet
• Vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCCs) alihankkijoille, jotka toimivat konsernin ulkopuolella

Lisätietoja on saatavilla Salesforcen verkkosivuilta: https://www.salesforce.com/eu/company/privacy/

Lisäksi rajattuja markkinointikontaktitietoja voidaan satunnaisesti säilyttää Excel- tai vastaavissa formaateissa, esimerkiksi väliaikaisissa postituslistoissa (“joulukorttilistat”) tai tapahtumakohtaisissa yhteystietovienneissä. Nämä tiedot säilytetään turvallisesti ja poistetaan käytön jälkeen.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojataksemme henkilötiedot luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta ja tuhoamiselta.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot

• Säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetulla henkilöstöllä.
• Painetut yhteydenottolomakkeet digitoidaan ja hävitetään sen jälkeen turvallisesti (esim. luottamukselliseen jäteastiaan).

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

• Pääsyoikeudet ovat roolipohjaisia ja niitä tarkastellaan säännöllisesti.
• Järjestelmät on suojattu alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti (salaus, palomuurit, pääsylokitus).
• Tietojen elinkaaren hallinta varmistaa tietojen poistamisen tai anonymisoinnin säilytysajan päätyttyä.

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia, joilla olisi lainmukaisia tai vastaavanlaisia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin.

Sinulla on oikeus:

• Pyytää pääsy omiin henkilötietoihisi ja saada niistä kopio
• Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• Vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai poistamista, jos siihen on laillinen peruste
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, Suomi)

Oikeuksiasi koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@wapice.com

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Wapice kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi päivittää tätä tietosuojaselostetta sen mukaisesti.
Merkittävistä muutoksista tiedotetaan erikseen tarvittaessa.

Rekrytointirekisteri

Rekrytointirekisteri on luettavissa Wapicen urasivulta: https://jobs.wapice.com/privacy-policy.

Ilmoituskanavan tietosuojailmoitus on saatavilla ainoastaan englanninkielisenä. Vaihda kieleksi englanti valitsemalla EN tämän sivun oikeasta yläkulmasta nähdäksesi sen. Pahoittelemme kielikäännöksen puutetta.

Jotta voimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen verkkosivustoiltamme, meidän on kerättävä ja käsiteltävä tiettyjä tietoja. Palvelujen käytöstä riippuen se voi sisältää:

• Sähköposti yhteydenotot — esimerkiksi kun tiedustelet palveluistamme, tuotteistamme tai avoimista työpaikoistamme, teet tilauksen, lähetät meille kysymyksiä tai kommentteja tai ilmoitat ongelmasta: keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi, viestisi, jne. Käytämme näitä tietoja yksinomaan saamiemme kysymysten vastaamiseen.
• Käyttötiedot — kun vierailet sivustollamme, tallennamme: verkkosivuston, josta vierailit, sivut joissa vierailet, vierailusi päivämäärä ja kesto, anynymisoitu IP-osoitteesi, tiedot vierailun aikana käyttämästäsi laitteesta (laitetyyppi, käyttöjärjestelmä, näytön tarkkuus, kieli, maa, jossa olet, ja verkkoselaimen tyyppi).
• Evästeet — Käytämme evästeitä (pienet tiedostot joita sivustot tallettavat tietokoneisiin tai laitteisiin) kirjanpitotarkoituksiin, analytiikkaan, liideihin, markkinointiin ja sivustomme toiminnallisuuden parantamiseen. Voit myös deaktivoida tai rajoittaa evästeiden lähettämistä muuttamalla verkkoselaimesi asetuksia. Jo tallennetut evästeet voidaan poistaa milloin tahansa. Sivustomme ei käytä seurantaevästeitä ellet hyväksy evästeiden käyttöä.

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii.