TIETOSUOJAILMOITUS
EU:n yleinen tietosuoja-asetus,
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 24.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Wapice Oy
Yliopistonranta 5
65200 VAASA
Y-tunnus 1572040-6
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti tietosuoja@wapice.com
2. Rekisterinpitäjän edustaja
Markkinointiin liittyvistä rekistereistä vastaa Kaisa Harju. Hänet tavoittaa osoitteesta marketing@wapice.com tai numerosta 010 277 5000.
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
4. Rekisterien nimet
Markkinointitarkoituksiin kerättävät henkilö- ja yhteystiedot.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten. Wapicen markkinointirekisteriä käytetään tuotteiden, palveluiden, tapahtumien, kampanjoiden ja työpaikkojen suoramarkkinointiin sekä näihin rinnastettaviin toimiin.
Markkinointi
Voimme olla sinuun yhteydessä markkinointiin ja myyntiin liittyvissä asioissa, kuten uusista tai olemassa olevista tuotteista tai palveluista. Voimme käsitellä henkilötietoja myös kutsujen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Yritykseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
7. Tietosisältö ja säilytysajat
Henkilötiedot sisältävät seuraavaa tietoa; nimi, yritys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammattinimike, asiakassuhteen laatu ja lisätiedot asiakkuudesta. Tietoja säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päätyttyä tai viisi vuotta sen jälkeen kun olet viimeksi asioinut tai ollut yhteydessä kanssamme.
8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan
Henkilötietoja voidaan kerätä usella eri tavalla. Keräämme ja käsittelemme tietoja, jotka:
- olet kertonut meille, kun olet asioinut ja ollut yhteydessä kanssamme
- syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä tai palvelujamme/tuotteitamme käyttäessä
- saadaan muista tietolähteistä, kuten kolmannen osapuolen tietolähteet
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
- perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero)
- asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
- muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
9. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Voimme luovuttaa henkilötietoja Wapice Oy:n sisäiseen käyttöön tuotteen/palvelun myyntiin/markkinointiin liittyvissä asioissa, lain sallimissa rajoissa.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Wapice rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Manuaalinen aineisto
- Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
- Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Automaattisesti käsiteltävät tiedot
- Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaanpäivittäin.
- Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.
12. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on
- oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
- oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Wapice oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
- oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
- käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
- oikeus peruuttaa suostumus
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.
14. Muut informoitavat tiedot
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen
Wapice kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.
Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.
Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 24.5.2018
TIETOSUOJAILMOITUS
EU:n yleinen tietosuoja-asetus,
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 21.5.2018
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
4. Rekisterien nimet
Wapicen työnhakijarekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Wapicelle hakevien työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Työnhakijoiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tietojen antamatta jättämisestä seuraa rekrytointiprosessin keskeytyminen.
7. Tietosisältö ja säilytysajat
Rekisterissä ylläpidetään työnhakijoiden tiedot kuten henkilötiedot, tutkinnot, työkokemus ja hakijan hakemukseen liittämät liitteet. Hakemukset poistetaan 6 kk säilytysajan päätyttyä hakemusten poistoajolla rekisterinpitäjän edustajan toimesta. Rekrytointiprosessiin (haastattelu, arviointi) osallistuvien työnhakijoiden hakemuksia, liitteitä ja rekrytointiprosessissa syntyviä tietoja säilytetään yksi vuosi rekrytointiprosessin päättymisestä.
8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan
Työnhakijoita koskevat tiedot saadaan työnhakijalta itseltään sekä niitä syntyy rekrytointiprosessin aikana niiden henkilöiden tallentamana, joilla on oikeus tietoihin.
9. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Työnhakijoita koskevia tietoja ei siirretä tai luovuteta.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Työnhakijoita koskevia henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.
11.Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Wapice rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Manuaalinen aineisto
- Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
- Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Automaattisesti käsiteltävät tiedot
- Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolotarkistetaan päivittäin.
- Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.
12.Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
13.Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on
- oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
- oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Wapice oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
- oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
- käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
- oikeus peruuttaa suostumus
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.
14.Muut informoitavat tiedot
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen
Wapice kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin. Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa. Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 21.5.2018
Wapicen ilmoituskanava
Ilmoituskanavan tietosuojailmoitus on saatavilla ainoastaan englanninkielisenä. Vaihda kieleksi englanti valitsemalla EN tämän sivun oikeasta yläkulmasta nähdäksesi sen. Pahoittelemme kielikäännöksen puutetta.
Mitä tietoja keräämme ja vastaanotamme
Jotta voimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen verkkosivustoiltamme, meidän on kerättävä ja käsiteltävä tiettyjä tietoja. Palvelujen käytöstä riippuen se voi sisältää:
- Sähköposti yhteydenotot — esimerkiksi kun tiedustelet palveluistamme, tuotteistamme tai avoimista työpaikoistamme, teet tilauksen, lähetät meille kysymyksiä tai kommentteja tai ilmoitat ongelmasta: keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi, viestisi, jne. Käytämme näitä tietoja yksinomaan saamiemme kysymysten vastaamiseen.
- Käyttötiedot — kun vierailet sivustollamme, tallennamme: verkkosivuston, josta vierailit, sivut joissa vierailet, vierailusi päivämäärä ja kesto, anynymisoitu IP-osoitteesi, tiedot vierailun aikana käyttämästäsi laitteesta (laitetyyppi, käyttöjärjestelmä, näytön tarkkuus, kieli, maa, jossa olet, ja verkkoselaimen tyyppi).
- Evästeet — Käytämme evästeitä (pienet tiedostot joita sivustot tallettavat tietokoneisiin tai laitteisiin) kirjanpitotarkoituksiin, analytiikkaan, liideihin, markkinointiin ja sivustomme toiminnallisuuden parantamiseen. Voit myös deaktivoida tai rajoittaa evästeiden lähettämistä muuttamalla verkkoselaimesi asetuksia. Jo tallennetut evästeet voidaan poistaa milloin tahansa. Sivustomme ei käytä seurantaevästeitä ellet hyväksy evästeiden käyttöä.
Käyttäjänseuranta
Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii.