Summium® CPQ selkeytti Kastenin jälleenmyyjien työtä

Varastoautomaattien konfigurointiin ja hinnoitteluun haluttiin luoda moderni verkkopohjainen työkalu, jonka avulla kaikki jälleenmyyjät ympäri maailmaa voivat itse määritellä varastoautomaatin parametrit sekä luoda sille tarjouksen. Aiemmin tarjouksia laadittiin pääasiassa manuaalisesti Excel-tiedoston avulla Lohjan toimistolla, mutta nyt käyttöönotettu Summium CPQ (Configure, Price, Quote) -työkalu vähentää rutiinitehtäviä ja virheitä sekä korvaa Excel-työkalun käytön.

Summium CPQ -järjestelmä ohjaa myyjää läpi konfiguraatioprosessin ja avustaa asiakaskohtaisten räätälöitävien varastoautomaattijärjestelmien määrittelyssä sekä tarjousdokumenttien nopeassa ja täsmällisessä luomisessa. CPQ-järjestelmässä yhdistyy myyntiprosessin kolme eri vaihetta: konfigurointi eli tuotemäärittely, hinnoittelu sekä itse tarjouksen luominen. Kaikki asiakkaan ja myyjän tarvitsema tieto on helposti hallittavissa ja julkaistavissa. Tarjousdokumentti syntyy nopeasti asiakastarpeeseen perustuvan kokonaisuuden pohjalta ja se voidaan lähettää asiakkaalle suoraan järjestelmästä. Sovellus vähentää merkittävästi jälleenmyyjien käyttämää aikaa tuotteiden kirjauksiin, mikä mahdollistaa heidän keskittymisensä muihin tärkeisiin myyntiin liittyviin tehtäviin.

Summium CPQ -järjestelmä otettiin käyttöön vaiheittain, ensin Tornado varastoautomaatin osalta, joka on nyt jälleenmyyjien käytössä, ja myöhemmin uuden sukupolven GonvaLift-tuotteen osalta. Sisällön lisäämisen ohella myös järjestelmän käyttäjäryhmiä laajennetaan hallitusti ensin Eurooppaan ja myöhemmin muihin maanosiin. Käyttäjiä on tällä hetkellä noin kolmisenkymmentä, ja uusien käyttäjien koulutus varmistetaan ennen järjestelmän käyttöoikeuksien myöntämistä. Järjestelmää ylläpidetään ja sen käyttöä valvotaan keskitetysti yhtiön Lohjan toimistolta.

Jälleenmyyjät ovat omaksuneet uuden järjestelmän hyvin, sillä sen käyttöönotto on helpottanut heidän päivittäistä työtään huomattavasti. Käyttöönoton helppous ja tarjousprosessin nopeutuminen ovat juuri niitä tärkeimpiä tekijöitä, joiden avulla on pystytty laatimaan laadukkaampia tarjouksia, tarjoamaan parempaa palvelua sekä nopeasti parantamaan loppuasiakkaan asiakaskokemusta. Ulla Hörkkö arvioi, että hänen kohdallaan tarjousten tekemiseen käytetty aika on vähentynyt 75%, eli jos aiemmin tarjousten tekemiseen kului kaksi päivää viikossa, nyt siihen menee enää puoli päivää.

Kastenin jälleenmyyjät voivat nyt itsenäisesti luoda useita käyttökohteeseen sopivia vaihtoehtoisia ratkaisuja ilman tarvetta ottaa yhteyttä Lohjan myyntihenkilöihin. Tämä vapauttaa Lohjan toimistolla aikaa muihin tehtäviin. Yrityksen läpinäkyvyys on parantunut, sillä kaikki asiakkaan ja myyjän tarvitsema tieto on helposti hallittavissa ja saatavilla.

Ruotsin ja Saksan jälleenmyyjät ovat aktiivisesti osallistuneet konfiguraattorin kehitystyöhön ja he ovat olleet erittäin tyytyväisiä sen toimivuuteen ja helppokäyttöisyyteen. Summium CPQ:n käyttöönoton jälkeen olemme saaneet heiltä paljon positiivista palautetta, toteaa Hörkkö. Esimerkiksi päivittäin Summium CPQ-konfiguraattoria käyttävä Shaun Sutton, myynti-insinööri Constructor UK:ssa, kommentoi: ”Uusi online-myynnin konfiguraattori on loistava”.

Yksi merkittävimmistä syistä, miksi Kasten valitsi Wapicen Summium CPQ -ratkaisun, oli se, että Wapicella oli kokemusta samankaltaisista projekteista ja heillä oli referenssejä, joista voitiin hyödyntää teknisiä ominaisuuksia ja kokemusta. ”Olimme vakuuttuneita siitä, että Wapicen ratkaisut ovat luotettavia, testattuja ja he osaavat räätälöidä juuri meille sopivan ratkaisun”, Hörkkö kertoo.

Toimittajan valintaprosessissa mukana ollut tekninen johtaja Pepe Salo perustelee Wapicen valintaa juuri sen teknisten ominaisuuksien ansiosta.

Uusi sovellus on osoittautunut erinomaiseksi työkaluksi. Sen käyttöönotto on sujunut nopeasti, ja monimutkaisten tuote- ja hintasääntöjen luominen onnistuu muutamalla klikkauksella. Päivityskatkoja on erittäin vähän, ja ne suoritetaan hiljaisina aikoina, jolloin ne eivät häiritse toimintaamme, Hörkkö kehuu ratkaisun toimivuutta.

Yhteistyö sujui kokonaisuudessaan erittäin hyvin. Kasten on tyytyväinen yhteistyöhön, ja tästä lähtökohdasta on hyvä jatkaa yhdessä tekemistä ja kehittymistä. Vaikka projektin aikana ilmeni haasteita, ne johtuivat pääasiassa Kastenin omista muutostoiveista. Konfiguraattorin visuaalisen puolen rakentaminen oli ennakoitua haastavampaa ja vaati odotettua enemmän työtä. Kuitenkin lopputulos oli erittäin selkeä, ja käyttäjät ovat tyytyväisiä.

Tärkeä tekijä projektin onnistumiselle oli sujuva kommunikaatio järjestelmäkehittäjän kanssa. Asiakkaan tarpeet ja vaatimukset ymmärrettiin ja työ tehtiin yhteistyössä. Tämän ansiosta voitiin varmistaa, että lopputulos vastasi Kastenin tarpeita.

– Täytyy myöntää, että tavoitetila ei ollut meillä itsellä kovin kirkas projektin alkaessa. Wapicella kuitenkin reagoitiin aina nopeasti kaikkiin toiveisiimme, ja kommunikaatio sujui hyvin. Tarpeitamme ja tavoitteitamme kuunneltiin, ja niiden mukaan tehtiin, Hörkkö kertoo.

”Projektin yksi suurimmista haasteista oli toteuttaa varastoautomaatin hyllyjakolaskennan optimointi ja visualisointi siten, että se ottaa huomioon varastoautomaatin reunaehdot ja eri käyttäjäryhmien tarpeet. Oli hienoa jälleen kerran nähdä, kuinka Summium CPQ -järjestelmä suoriutuu myös tällaisista vaativammista tuotteen laskentatarpeista”, toteaa Wapicen liiketoiminnan kehityspäällikkö Kai Huittinen.

Hörkkö kertoo olevansa positiivisesti yllättynyt siitä, kuinka helppoa ja joustavaa sovelluksen käyttö on ollut. Iso määrä informaatiota päivittyy kaikkien käyttäjien nähtäville, ja koska järjestelmän käyttövaiheet etenevät loogisessa järjestyksessä, on käytön opettaminen helppoa.

Projektin eteneminen ja seuranta sai myös asiakkaalta positiivista palautetta. Seurantaraporteista oli helppo niidenkin ihmisten, jotka eivät varsinaisesti olleet mukana projektissa, seurata projektin etenemisestä sekä saada selville tarvittavat jatkotoimenpiteet.

”Projektin alussa kohdatut haasteet olisi näin jälkikäteen ajateltuna voitu välttää paremmalla alkuvaiheen suunnittelulla ja omien tarpeiden kartoittamisella. Projektin edetessä ajatukset kuitenkin tarkentuivat ja oli tärkeää, että Wapice pystyi vastaamaan muutoksiin ja lisätarpeisiin välittömästi”, Hörkkö kiittää.

–  Käyttöönoton aikana saimme arvokasta kokemusta ja opimme reagoimaan proaktiivisesti tuleviin haasteisiin. Olemme myös tunnistaneet tulevaisuuden tarpeemme ja ymmärtäneet paremmin, miten voimme laajemmin hyödyntää työkaluamme ja tehostaa toimintaamme. Uuden tuotteen lisääminen kofiguraattoriin on osoittautunut vaivattomaksi ja nopeaksi prosessiksi. Tällä hetkellä keskitymme GonvaLift-varastoautomaatin kehittämiseen ja sen vaiheittaiseen käyttöönottoon käyttäjille, kiteyttää Hörkkö.