Toimiva intranet sisäisen viestinnän ja tiedon jaon kulmakivenä

Tiedon jaon merkitys on kasvanut yritysten viestintäkulttuurissa siinä missä tietomäärän jatkuva kasvu on edelleen keskeisiä haasteita viestinnässä. Tietomäärän kasvua kuvaa hyvin tiedon välitykseen käytettävien kanavien määrä, johon lukeutuu chattiryhmät, videoiden ja tiedostojen jakopalvelut, julkiset versionhallinnat sekä intranet. Näistä intranet on tyypillisesti tiedon jaon keskiössä, jonka kautta yritys voi jakaa työntekijöilleen uutisia, toimintaohjeita, dokumenttaja tai linkkiä muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin. Tiedonjaossa on pitkälti kysymys siitä, miten rakentaa toimiva yrityksen sisäisen tiedon välityksen alusta, joka on kiinnostava ja sitouttaa käyttäjänsä. Ratkaisuna tällaiseen on yrityksen laajuinen intranet, joka toimii osallistavan organisaatiokulttuurin keskuksena. Tällaisen älykkään ja yhteisöllisen intranetin taustalla tulee olla soveltuva ja tuttu teknologia, sisällön huolellinen suunnittelu, jaettu vastuu sisällöstä ja tiedon oikeanlainen kohdistaminen.

Yritysten intranetit ovat alkujaan keskittynyt pitkälti tiedostojen jakoon, mutta nykyään intranetin painopiste on tiedon ja tietämyksen jakamisessa. Toimiva intranet edellyttää ennen kaikkea sitä, että siellä oleva tieto on helposti löydettävissä ja ajan tasalla. Intranet on portaali, josta työntekijä voi oma-aloitteisesti etsiä tietoa tai ratkaisuja ongelmiinsa. Yrityksen on oltava valmis panostamaan resursseja siihen, että intranetin tieto pysyy ajan tasalla ja sen informaatioarkkitehtuuri eheänä. Myös meillä Wapicella intranet keskittyy tiedonjakoon ja valtaosa työntekijöistä käyttää jotain sen osa-aluetta päivittäin. Toteutimme oman intranet-uudistuksen, joka on mahdollistanut rakentamaan avoimen viestintäkulttuurin sekä tehostanut päivittäistä työntekoa ja tiedon jakamista.

Tärkeintä intranetissä on se, että sieltä löytyvät tiedot ovat luotettavia. Tähän auttaa se, että vastuu tiedon päivittämisestä jaetaan selkeästi. Vastuuta ei kannata sysätä yksittäiselle henkilölle tai yrityksen IT-osastolle, vaan sitä kannattaa jakaa laajalti niin, että yksittäinen työntekijä on vastuussa suhteellisen pienestä ja mahdollisesti omaan erityisosaamiseensa liittyvästä alueesta. Intranetin sisällön yhteydessä on myös järkevää esittää tieto sen vastuuhenkilöstä tai sisällön muokkaajasta. Tällä tavoin lukija saa helposti yhteyden oikeaan henkilöön, jolta hän voi pyytää tarkennuksia, lisätietoa tai korjauksia virheelliseen tietoon. Intranetin sisällön suhteen on syytä miettiä millaista tietoa sinne kannattaa kirjata ja millä tarkkuudella. Esimerkiksi jatkuvasti muuttuvan tiedon ylläpito intranetissä ei yleensä ole kovinkaan järkevää. Sinne ei myöskään kannata kerätä liikaa sellaista tietoa, joka on helposti saatavilla muiden sähköisten järjestelmien kautta. Toimivan intranetin perusolettamus on jokatapauksessa se, että uuden materiaalin lisäämisen oppimiskynnys on hyvin matala.

Toimiva intranet vaatii sitä, että yritys panostaa resursseja sen ylläpidon lisäksi myös suunnitteluun. Huonosti suunniteltu intranet ei varsinaisesti rohkaise työntekijöitä oma-aloitteiseen tiedonhankintaan. Intranetin käytettävyyden päätekijöitä ovat tiedon rakenne ja saavutettavuus, sekä navigoinnin helppous. Panostus intranettiin maksaa itsensä takaisin. Työelämässä tulee usein vastaan tilanteita, joissa työntekijä joutuu etsimään monen mutkan kautta kollegaa, joka voisi auttaa häntä ratkaisemaan ongelmansa. Tähän etsintään tuhraantuu tehokasta työaikaa kyseisen työntekijän lisäksi myös kaikilta etsintäketjuun osallistuvilta työkavereilta. Toimivan intranetin kautta työntekijä olisi löytänyt oikean tiedon tai henkilön helposti.

Asiantuntijamme ovat erikoistuneet suunnittelemaan ja kehittämään digitaalisia palveluita. Sitä tehdään aina yhteistyössä loppukäyttäjien kanssa, sillä juuri he ovat oikeita henkilöitä määrittelemään omat tarpeensa ja kertomaan miten heidän käyttöönsä suunniteltua digitaalista palvelua voisi kehittää. Palveluiden innovoinnissa ei ole kyse pelkästään pilvilinnojen rakentamisesta, vaan ideoidun palvelun tarpeellisuus täytyy aina validoida. Näin varmistutaan siitä, että kehitettävä palvelu todella ratkaisee tunnistetut ongelmat, on toteuttamiskelpoinen ja vastaa asetettuja tavoitteita. Wapicen intranetin suunnitteluprosessissa oli tärkeää löytää ääni mahdollisimman erilaisille käyttäjätyypeille. Käyttäjätutkimukseen valittiin erilaisia osaajia organisaation eri tasoilta. Intranetin suunnittelussa tulee huomioida paljon erilaisia tarpeita, mutta lopputuloksen täytyy olla kuitenkin sopiva kaikille organisaation jäsenille. Loppukäyttäjien mielipiteitä kartoitettiin käyttäjätutkimuksella ja käyttäjäkeskeisyys ohjasi suunnittelutyötä läpi suunnitteluprojektin. Tiedonhankinta tapahtui pääosin haastattelujen avulla ja ratkaisut validoitiin osallistuttamalla loppukäyttäjiä kaikissa projektin vaiheissa.

Miten saavuttaa käyttäjät, jos toimipisteitä on ympäri Suomea? Ratkaisimme tämän ongelman suorittamalla haastattelut isommissa toimistoissa paikan päällä ja sivutoimipisteiden työntekijöitä haastattelimme etäyhteyden avulla. Jos työntekijällä ei muiden kiireiden vuoksi riittänyt aikaa haastattelulle, pystyi hän vaikuttamaan suunnitteluun kyselylomakkeeseen vastaamalla.

Käyttäjätutkimuksen aineisto purettiin ideariihessä (card sorting). Samankaltaiset ajatukset ja mielipiteet ryhmitellään edustamaan tiettyä ongelmaa tai suunniteltavalle intranetille asetettavaa vaatimusta. Suunnittelijat esittelivät toisillensa erilaisia tapoja ratkaista tunnistettuja ongelmia, joihin muut pystyivät samaistumaan tai ehdottamaan lisäystä. Ideariihessä löydetyistä ratkaisusta pyydettiin vielä palautetta loppukäyttäjiltä.

Kun loppukäyttäjien tarpeet oli kartoitettu ja ratkaisuehdotukset validoitu, oli aika siirtyä varsinaiseen kehitystyöhön. Suunnittelijat aloittivat yhteistyön kehittäjien kanssa, jotka alkoivat rakentamaan ensimmäistä kehitysympäristöä, joka toimisi myös alustana ensimmäisille prototyypeille. Suunnittelijoiden ja kehittäjien sulava yhteistyö on aina elintärkeää projektin onnistumisen kannalta, eikä tämäkään tapaus ollut poikkeus. Kun suunnittelijat ehdottivat ratkaisuja, alusta ei aina antanut periksi niiden toteuttamiselle. Näissä kohdissa yhteistyön tärkeys korostui – kun ongelmia kohdattiin, ne ratkaistiin yhdessä.

Loppukäyttäjät päästettiin testaamaan kehitysversiota heti kun se saatiin sellaiseen kuntoon, että testaaminen olisi järkevää. Näin saimme vakuuden siitä, että intranetin käytettävyyttä oli todella pystytty parantamaan. Testikäyttäjät pystyivät myös vaikuttamaan siihen, millaisia asioita voitaisiin vielä parantaa. Käyttäjien oli selkeästi helpompi antaa palautetta, kun heillä oli mahdollisuus nähdä konkreettinen ympäristö, vaikka se olisikin hieman keskeneräinen.

Wapicen vanha intranet oli rakennettu Microsoftin SharePoint -alustalle. SharePointin ylläpito oli vuosien saatossa jäänyt muutaman henkilön vastuulle, ja sen osittain rajoittunut hakutoiminto oli tunnistettu heikkous. Intranetin isompi remontti oli siis tarpeen ja ajankohtakin sopiva sillä oli aika tehdä päätös siitä, päivitetäänkö SharePoint ympäristöä vai siirrytäänkö käyttämään jotain toista alustaa.

Atlassianin Confluence -alustan käyttö oli viime vuosina kasvanut voimakkaasti Wapicella. Yhä useammissa ohjelmistoprojekteissa käytettiin jo joitain Atlassianin työkaluja. Confluence soveltuvuus uuden intranetin alustaksi lähti liikkeelle testiasennuksella, jonka avulla kokeiltiin sen ominaisuuksia intranetin ominaisuuksien ja sisällön rakenteen muodostamiseksi. Confluence osoittautui testauksessa loistavaksi valinnaksi intranetin alustaksi. Tärkeinä pitämämme ominaisuudet vaikuttivat toimivilta ja tämän lisäksi valintaa helpotti se, että Confluence oli jo ohjelmistoprojektien kautta entuudestaan tuttu suurelle osalle yrityksen työntekijöistä.

Tärkein valintaa puoltava tekijä oli Confluencen erinomainen hakutoiminto. Sen avulla voidaan hakea suoraan sivuja, joilla hakusanoja esiintyy. Hakua voidaan myös rajata esimerkiksi sivuhierarkian tai sisällön kirjoittajan mukaan. Tämän lisäksi Confluence tarjoaa mahdollisuuden tiettyjä erikoismerkkejä ja -sanoja hyödyntävän hakusyntaksin käyttöön, joka mahdollistaa tehokkaamman ja tarkemman haun. Confluencen yksi hyödyllisimmistä ominaisuuksista on ollut koostaa isommasta aineistosta älykkäitä yhteenvetoja mikä helpottaa aineiston ylläpitoa ja käyttöä.

Toinen tärkeä kriteeri valinnalle oli mahdollisuus rakentaa intranetille selkeä sivuhierarkia, jotta tiedon löytyminen ei olisi pelkästään hakutoiminnon varassa. Tämä onnistui käyttäen hyödyksi Confluencen alueita (spaces), joille voitiin määritellä omia sääntöjään ja käyttäjäoikeustasoja. Wapicen intranetin rakenne jaettiin ylätasolla muutamaan aluekokonaisuuteen, joiden päivitysvastuu jakautui niiden sisällön mukaan (yritysviestintä, HR, ICT, jne.). Rakenne näyttäytyy selkeänä myös intranetin käyttäjälle – esimerkiksi uuden tietokoneen asennuksen ohjeita on luonnollista etsiä ICT-osiosta ja tietoa vuosilomista HR-osiosta.

Wapicen uutisvirta luotiin Confluencen blogiominaisuutta hyödyntämällä. Eri osastot voivat tiedottaa omista asioistaan ja koko yrityksen uutisvirta koostetaan intranetin etusivulle. Erilaisten yritykseen toimintaan liittyvien alueiden lisäksi intranettiin luotiin myös henkilöstön päivittämä tiedonjako-osio (Knowledge base), jonka kautta työntekijät voivat jakaa tietämystään. Sieltä löytyy erilaisia ohjeistuksia, toimintamalleja, artikkeleita, blogeja, teknologia-arvioita – eli kaikenlaista tietoutta, josta voi olla hyötyä myös muille yrityksen työntekijöille.

Toimivaan intranettiin liittyvien, tässäkin artikkelissa esiteltyjen hyötyjen lisäksi, yritys sai kokemusta UI/UX-suunnittelijoiden hyödyntämisestä isommissa sisäisissä kehityshankkeissa. Projektissa saavutettiin myös kaikki suunnittelutyön yleisesti mukanaan tuomat hyödyt. Tämän lisäksi sekä suunnittelijat että kehittäjät saivat arvokasta kokemusta siitä, miten toimintaa voidaan tehostaa ja kehittää samankaltaisissa asiakasprojekteissa.

Otto Bothas työskentelee Wapicella käyttäjäkokemukseen ja sovelluskehitykseen keskittyvän teknologiayksikön johtajana. Otolla on yli 15 vuoden työkokemus teollisista käyttöliittymäratkaisuista ja arkkitehtuureista mm. energia-alan, liikkuvien työkoneiden ja ilmailuteollisuuden aloilta. Otto auttaa asiakkaita menestymään ohjelmistokehitysprosessissa aina hankinnasta projektin valmistumiseen ja tuotannon käytöstä ohjelmistojen ylläpitoon.